Nieczytelna pieczęć w tłumaczeniu przysięgłym

Nieczytelna pieczęć – problem częstszy, niż mogłoby się wydawać

Osoby korzystające z tłumaczeń przysięgłych dokumentów urzędowych często są zaskoczone, gdy w gotowym tłumaczeniu pojawia się adnotacja „nieczytelna pieczęć”. Dla wielu klientów wygląda to jak błąd lub niedopatrzenie tłumacza. W rzeczywistości jest wręcz odwrotnie. W większości przypadków wpis „nieczytelna pieczęć” oznacza, że tłumacz przysięgły rzetelnie opisał stan dokumentu zgodnie z obowiązującymi zasadami wykonywania zawodu.

Lingua Nova Agencja Tłumaczeń regularnie spotyka się z sytuacjami, w których dokumenty pochodzące z zagranicznych urzędów, sądów, uczelni czy instytucji publicznych zawierają pieczęcie częściowo zatarte, wyblakłe lub odbite w taki sposób, że ich treść jest niemożliwa do jednoznacznego odczytania. W takich przypadkach tłumacz nie może zgadywać treści pieczęci i ma obowiązek wskazać, że jest to nieczytelna pieczęć.

Problem pojawia się wtedy, gdy polski urząd, uczelnia lub inna instytucja odmawia przyjęcia dokumentu zawierającego adnotację nieczytelna pieczęć. Co zrobić w takiej sytuacji? Czy urząd ma prawo odmówić przyjęcia dokumentu? Czy klient musi ponownie występować do zagranicznego urzędu o nowy egzemplarz dokumentu?

Dlaczego tłumacz wpisuje „nieczytelna pieczęć”?

Zgodnie z zasadami wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego tłumaczenie powinno wiernie odzwierciedlać treść i wygląd dokumentu źródłowego.

Jeżeli pieczęć jest wyraźna, tłumacz może przetłumaczyć jej treść. Jeżeli jednak pieczęć jest częściowo lub całkowicie nieczytelna, tłumacz nie może domyślać się jej zawartości.

Przykładowo:

• pieczęć jest rozmazana,
• część odcisku została obcięta podczas kopiowania dokumentu,
• dokument jest bardzo stary,
• tusz wyblakł z upływem lat,
• skan został wykonany w niskiej jakości,
• dokument został wielokrotnie kopiowany.

W każdej z tych sytuacji tłumacz może użyć określenia:

• [nieczytelna pieczęć],
• [częściowo nieczytelna pieczęć],
• [okrągła pieczęć – treść nieczytelna],
• [pieczęć urzędowa nieczytelna].

Taka adnotacja nie oznacza błędu tłumacza. Oznacza jedynie, że treść pieczęci nie była możliwa do odczytania na podstawie przedstawionego dokumentu.

Czy tłumacz może domyślić się treści pieczęci?

Odpowiedż brzmi „Nie”.

To jedna z najważniejszych zasad tłumaczeń przysięgłych. Tłumacz nie może zgadywać ani rekonstruować informacji, których nie da się jednoznacznie odczytać.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której tłumacz uznałby, że pieczęć prawdopodobnie należy do konkretnego urzędu i wpisałby jej nazwę do tłumaczenia. Jeśli później okazałoby się, że pieczęć pochodziła z innej instytucji, tłumaczenie zawierałoby nieprawdziwe informacje.

Dlatego profesjonalny tłumacz przysięgły wybierze rozwiązanie bezpieczne i zgodne z zasadami zawodowymi – wpisze „nieczytelna pieczęć”.

Dlaczego urzędy czasami odrzucają dokumenty z adnotacją „nieczytelna pieczęć”?

W praktyce administracyjnej zdarzają się sytuacje, gdy urzędnik uznaje, że brak możliwości odczytania pieczęci uniemożliwia weryfikację autentyczności dokumentu.

Najczęściej dotyczy to dokumentów takich jak:

• akty urodzenia,
• akty małżeństwa,
• akty zgonu,
• zaświadczenia urzędowe,
• dokumenty edukacyjne,
• dokumenty sądowe,
• zaświadczenia o niekaralności,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.

Urząd może mieć wątpliwości, czy dokument rzeczywiście został wydany przez właściwy organ.

Należy jednak pamiętać, że sama adnotacja nieczytelna pieczęć nie oznacza automatycznie, że dokument jest nieważny lub sfałszowany.

Czy urząd ma prawo zażądać nowego egzemplarza dokumentu?

W wielu przypadkach tak.

Jeżeli instytucja prowadząca postępowanie uzna, że przedstawiony dokument nie pozwala na jednoznaczną ocenę jego autentyczności, może wezwać stronę do przedstawienia dodatkowych dowodów lub bardziej czytelnego egzemplarza.

Nie oznacza to jednak, że urząd powinien automatycznie odrzucać każdy dokument zawierający adnotację nieczytelna pieczęć.

Każda sprawa powinna być oceniana indywidualnie.

Znaczenie mają między innymi:

• rodzaj dokumentu,
• stopień nieczytelności pieczęci,
• obecność innych zabezpieczeń,
• możliwość identyfikacji urzędu na podstawie pozostałych elementów dokumentu,
• charakter prowadzonego postępowania.

Co zrobić, gdy urząd odrzuci nasz dokument?

1. Poprosić o pisemne uzasadnienie

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, dlaczego urząd kwestionuje dokument.

Warto poprosić o wskazanie:

• jakie elementy dokumentu budzą wątpliwości,
• dlaczego nieczytelna pieczęć uniemożliwia rozpatrzenie sprawy,
• jakie dokumenty mogą usunąć te wątpliwości.

Często już sama rozmowa wyjaśnia problem.

2. Sprawdzić jakość dokumentu źródłowego

Bardzo często przyczyną problemu nie jest sam dokument, lecz słabej jakości skan.

Jeżeli klient posiada oryginał, warto dostarczyć go do tłumacza.

Zdarza się, że pieczęć niewidoczna na skanie jest czytelna na oryginale.

3. Uzyskać lepszą kopię dokumentu

Jeżeli dokument został wydany stosunkowo niedawno, warto zwrócić się do instytucji wydającej o przesłanie nowego egzemplarza lub urzędowego odpisu.

W wielu krajach jest to procedura stosunkowo szybka.

4. Skonsultować sprawę z tłumaczem

Doświadczony tłumacz przysięgły może ocenić, czy istnieje możliwość bardziej szczegółowego opisania pieczęci.

Przykładowo zamiast ogólnej adnotacji nieczytelna pieczęć możliwe może być użycie opisu:

„okrągła pieczęć zawierająca częściowo czytelny napis”.

Taka informacja bywa pomocna dla urzędu.

Największy problem – dokumenty z zagranicy

W praktyce dla Biura Lingua Nova i jego klientów największe trudności pojawiają się wtedy, gdy dokument pochodzi z zagranicznego urzędu.

Uzyskanie nowego egzemplarza może oznaczać:

• konieczność kontaktu z urzędem za granicą,
• oczekiwanie przez wiele tygodni,
• dodatkowe opłaty administracyjne,
• koszty wysyłki międzynarodowej,
• konieczność osobistego stawiennictwa.

Dla klienta jest to często bardzo uciążliwe, dlatego przed zamówieniem tłumaczenia warto upewnić się, że dokument jest możliwie jak najbardziej czytelny.

Jak uniknąć problemu z nieczytelną pieczęcią?

Najlepszym rozwiązaniem jest profilaktyka.

Przed przesłaniem dokumentów do tłumaczenia warto sprawdzić:

• czy wszystkie pieczęcie są widoczne,
• czy skan ma odpowiednią rozdzielczość,
• czy dokument nie jest obcięty,
• czy pieczęcie nie zostały zasłonięte,
• czy dokument nie jest nadmiernie skompresowany.

Jeżeli istnieją wątpliwości, warto przesłać dokument do wstępnej oceny.

Czy brak możliwości odczytania pieczęci oznacza nieważność dokumentu?

Nie.

To bardzo ważna kwestia.

Nieczytelna pieczęć sama w sobie nie przesądza o nieważności dokumentu.

Oznacza jedynie, że określony element dokumentu nie jest możliwy do odczytania.

W wielu przypadkach dokument zawiera inne informacje pozwalające potwierdzić jego pochodzenie:

• numer referencyjny,
• podpis urzędnika,
• oznaczenie urzędu w nagłówku,
• znak sprawy,
• kody identyfikacyjne.

Dlatego każda sytuacja powinna być analizowana indywidualnie.

Rola tłumacza przysięgłego

Tłumacz przysięgły nie jest organem oceniającym ważność dokumentu.

Jego zadaniem jest:

• wierne odzwierciedlenie treści dokumentu,
• opisanie elementów graficznych,
• wskazanie miejsc nieczytelnych,
• zachowanie bezstronności.

Jeżeli pieczęć jest nieczytelna, tłumacz powinien to odnotować. Takie działanie świadczy o profesjonalizmie i zgodności z zasadami wykonywania zawodu.

Podsumowanie

Fraza nieczytelna pieczęć często budzi obawy klientów, jednak w praktyce jest jednym z najczęściej spotykanych oznaczeń w tłumaczeniach przysięgłych dokumentów urzędowych. Jej obecność nie oznacza błędu tłumacza ani nieważności dokumentu. Wręcz przeciwnie – świadczy o tym, że tłumacz rzetelnie opisał stan dokumentu źródłowego.

Jeżeli urząd kwestionuje dokument zawierający adnotację nieczytelna pieczęć, warto ustalić przyczyny zastrzeżeń, skonsultować sprawę z tłumaczem oraz rozważyć uzyskanie bardziej czytelnego egzemplarza dokumentu. W przypadku dokumentów zagranicznych może to być czasochłonne, dlatego szczególnie ważne jest przygotowanie dobrej jakości skanów już na początku procesu tłumaczenia.

Doświadczenie Lingua Nova Agencja Tłumaczeń pokazuje, że większość problemów związanych z oznaczeniem nieczytelna pieczęć można rozwiązać poprzez odpowiednią komunikację pomiędzy klientem, tłumaczem i instytucją, która wymaga przedstawienia dokumentu.

Lingua Nova s.c.

Wspólna 41, 00-519 Warszawa
https://agencjatlumaczen.com.pl
tlumaczenia@agencjatlumaczen.com.pl
tel. 22 5841035/36 lub 668041698

Numer D-U-N-S®: 665877210

Siła Referencji;  Interaktywna Mapa; Opinie Google

Między Kruczą a Marszałkowską – sprawdź nasze sale, oraz  co ciekawego możesz zobaczyć w pobliżu