Polityka prywatności serwisu agencjatlumaczen.com.pl oraz aplikacji LinguaOrder

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Lingua Nova s.c., ul. Wspólna 41, 00-519 Warszawa.
Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych:

e-mail: tlumaczenia@agencjatlumaczen.com.pl
tel.: +48 (22) 584-10-35

Administrator odpowiada za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych w serwisie oraz w aplikacjach mobilnych.

II. Cele i podstawa przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

Obsługa zapytań i kontakt z użytkownikiem
- Dane: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, treść wiadomości
- Cel: odpowiedź na zapytania, obsługa reklamacji, kontakt biznesowy
- Podstawa prawna: niezbędność do wykonania usługi lub odpowiedzi na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Marketing usług Lingua Nova
- Dane: imię, e-mail, numer telefonu (jeśli udzielono zgody)
- Cel: przesyłanie ofert, newsletterów, informacji o promocjach
- Podstawa prawna: zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
- Zgoda może być cofnięta w każdej chwili, bez wpływu na zgodność przetwarzania przed jej cofnięciem
Procesy rekrutacyjne i współpraca z Lingua Nova
- Dane: CV, list motywacyjny, referencje, kwalifikacje
- Cel: rekrutacja i weryfikacja kandydatów
- Podstawa prawna: zgoda lub niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. a/b RODO)
Udział w szkoleniach, webinarach, kursach, warsztatach
- Dane: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, dane niezbędne do organizacji wydarzenia
- Cel: organizacja i przeprowadzenie wydarzenia
- Okres przechowywania: do czasu zakończenia wydarzenia, chyba że wyrażono zgodę na dalszy kontakt
Rezerwacja sal szkoleniowych i usług Lingua Nova
- Dane: imię, nazwisko, e-mail, telefon, informacje potrzebne do rezerwacji
- Cel: realizacja usługi wynajmu lub kontakt w sprawie rezerwacji
- Okres przetwarzania: do momentu wycofania zgody lub zakończenia usługi

III. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane:

Pracownikom Lingua Nova w zakresie niezbędnym do wykonania zadań
Podmiotom zewnętrznym na podstawie umów powierzenia przetwarzania, w tym: dostawcom usług IT, operatorom domen, systemów płatności, systemów rezerwacji, platform e-learningowych, usług mailingowych, SEO/SEM, Google Analytics i Google Ads

Dane osobowe nie będą sprzedawane ani przekazywane podmiotom nieuprawnionym.

IV. Prawa użytkownika

Masz prawo do:

Dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie
Sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingowych lub profilowania
Przenoszenia danych
Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)

Cofnięcie zgody można zgłosić mailowo: tlumaczenia@agencjatlumaczen.com.pl lub pisemnie na adres administratora.

V. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies do:

Zapewnienia poprawnego działania serwisu i logowania użytkownika
Tworzenia statystyk odwiedzin i zachowań użytkowników
Wyświetlania spersonalizowanych reklam w sieciach Google i partnerów

Rodzaje plików cookies

Niezbędne: umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie serwisu (np. utrzymanie sesji)
Marketingowe i analityczne: Google Analytics, Google Ads, remarketing

Zgoda i zarządzanie cookies

Użytkownik wyraża zgodę na cookies poprzez ustawienia przeglądarki lub banner cookies
Zgoda na marketingowe cookies może być wyrażona lub cofnięta osobno
Szczegółowe ustawienia i blokowanie cookies dostępne są w przeglądarce użytkownika

Więcej informacji: Polityka prywatności Google

VI. Logi serwera

Serwer gromadzi dane w celach administracyjnych i technicznych:

adres IP, czas zapytania, czas odpowiedzi, błędy HTTP, adres refererencyjny, informacje o przeglądarce
dane nie są łączone z użytkownikami, służą wyłącznie administrowaniu serwisem

VII. Bezpieczeństwo danych

Lingua Nova stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające:

Poufność i integralność danych
Ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zmianą danych
Umowy powierzenia z podmiotami zewnętrznymi przetwarzającymi dane

VIII. Przechowywanie danych

Dane są przechowywane:

Do czasu wycofania zgody, zakończenia celu przetwarzania lub realizacji obowiązków prawnych
Szczegóły dla poszczególnych kategorii danych są wskazane w sekcji II

IX. Aplikacja mobilna LinguaOrder

Niniejsza Polityka prywatności obejmuje również aplikację mobilną LinguaOrder, udostępnianą przez Lingua Nova s.c. Aplikacja posiada identyfikator pakietu pl.linguanova.linguaorder i służy w szczególności do kontaktu z Lingua Nova, przesyłania zapytań dotyczących usług tłumaczeniowych, przekazywania dokumentów do wyceny oraz obsługi zapytań związanych z tłumaczeniami.

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem aplikacji LinguaOrder jest Lingua Nova s.c., ul. Wspólna 41, 00-519 Warszawa.

Kontakt w sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych: tlumaczenia@agencjatlumaczen.com.pl, tel. +48 22 584 10 35.

1. Dane przetwarzane za pośrednictwem LinguaOrder

W zależności od sposobu korzystania z aplikacji LinguaOrder mogą być przetwarzane następujące informacje:

dane kontaktowe podane przez użytkownika, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz dane firmy;
informacje dotyczące zapytania lub zlecenia, takie jak rodzaj tłumaczenia, język źródłowy i docelowy, termin realizacji oraz informacje przekazane w wiadomości;
pliki, zdjęcia, skany i dokumenty dobrowolnie przesłane przez użytkownika w celu przygotowania wyceny lub realizacji usługi tłumaczeniowej;
dane osobowe znajdujące się w przesłanych dokumentach, które mogą dotyczyć również osób innych niż użytkownik;
dane techniczne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania aplikacji i systemów informatycznych, w zakresie w jakim są automatycznie przetwarzane przez wykorzystywaną infrastrukturę, np. adres IP, czas połączenia lub informacje o błędach technicznych.

Lingua Nova nie wymaga przekazywania danych, które nie są potrzebne do przygotowania wyceny lub wykonania zamówionej usługi. Użytkownik powinien przekazywać wyłącznie informacje niezbędne do realizacji danego celu.

2. Dokumenty przesyłane przez użytkownika

Dokumenty przesłane za pośrednictwem LinguaOrder są wykorzystywane w celu przygotowania wyceny, udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub wykonania zleconej usługi tłumaczeniowej.

Przesyłane dokumenty mogą zawierać dane osobowe, w tym informacje znajdujące się w aktach stanu cywilnego, dokumentach urzędowych, dokumentach związanych z zatrudnieniem, dokumentacji prawnej, medycznej, finansowej lub innych dokumentach przekazywanych do tłumaczenia.

Jeżeli dokument zawiera szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, są one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania lub realizacji usługi i zgodnie z właściwą podstawą prawną wynikającą z przepisów o ochronie danych osobowych.

Użytkownik przesyłający dokument zawierający dane innych osób powinien posiadać podstawę do przekazania tych danych Lingua Nova.

Dokumenty przesłane za pomocą aplikacji nie są wykorzystywane do celów reklamowych ani profilowania użytkownika.

3. Cele przetwarzania danych

Dane przekazane za pomocą aplikacji LinguaOrder mogą być przetwarzane w celu przygotowania bezpłatnej wyceny tłumaczenia, udzielenia odpowiedzi na zapytanie użytkownika, realizacji zamówionej usługi tłumaczeniowej, kontaktu dotyczącego wyceny lub realizacji zlecenia, rozpatrywania reklamacji, zapewnienia bezpieczeństwa aplikacji i systemów informatycznych oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.

Podstawą przetwarzania danych jest w szczególności podjęcie działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy, obowiązki prawne ciążące na Administratorze oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający m.in. na zapewnieniu bezpieczeństwa usług oraz ochronie przed roszczeniami.

Jeżeli przetwarzanie wymaga zgody użytkownika, zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie.

4. Odbiorcy danych

Dostęp do danych przekazywanych poprzez LinguaOrder mogą uzyskać wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do przygotowania wyceny albo wykonania usługi.

W szczególności mogą to być upoważnieni pracownicy i współpracownicy Lingua Nova, tłumacze i tłumacze przysięgli realizujący dane zlecenie, dostawcy usług hostingowych, informatycznych, poczty elektronicznej i infrastruktury technicznej oraz inne podmioty przetwarzające dane na podstawie odpowiednich umów.

Dostęp do przesłanych dokumentów jest ograniczany do zakresu niezbędnego do realizacji konkretnego zadania.

Lingua Nova nie sprzedaje danych osobowych użytkowników aplikacji LinguaOrder.

Jeżeli korzystanie z określonego dostawcy usług wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w przepisach RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.

5. Okres przechowywania i usuwanie danych

Dane związane z zapytaniem lub wyceną są przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i obsługi zapytania, a następnie przez okres uzasadniony ochroną przed ewentualnymi roszczeniami lub obowiązkami prawnymi Administratora.

Jeżeli na podstawie zapytania zostanie zawarta umowa lub zrealizowane zlecenie tłumaczeniowe, dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykonania usługi, rozliczenia jej, realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i prawnych oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dokumenty i dane, których dalsze przechowywanie nie jest potrzebne do realizacji powyższych celów, są usuwane lub anonimizowane zgodnie z zasadami retencji stosowanymi przez Lingua Nova.

Użytkownik może zwrócić się o usunięcie swoich danych lub dokumentów, wysyłając wiadomość na adres tlumaczenia@agencjatlumaczen.com.pl. Dane, których dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, mogą być przechowywane mimo żądania usunięcia przez okres wynikający z odpowiednich przepisów.

6. Bezpieczeństwo

Połączenia wykorzystywane do przekazywania danych powinny być zabezpieczone przy użyciu odpowiednich środków technicznych. Lingua Nova stosuje środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

Dostęp do dokumentów użytkowników otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonania powierzonych im czynności.

7. Prawa użytkownika

Użytkownikowi przysługują prawa określone w RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz – gdy podstawą przetwarzania jest zgoda – jej cofnięcia.

Żądania dotyczące danych przetwarzanych przez aplikację LinguaOrder można kierować na adres:

tlumaczenia@agencjatlumaczen.com.pl

Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Korzystanie z aplikacji przez dzieci

LinguaOrder jest aplikacją przeznaczoną do korzystania z usług tłumaczeniowych Lingua Nova i nie jest kierowana do dzieci. Administrator nie prowadzi świadomego zbierania danych dzieci za pośrednictwem aplikacji w celach marketingowych.

9. Zmiany funkcjonalności aplikacji

Jeżeli zakres funkcji LinguaOrder lub zakres przetwarzanych danych ulegnie zmianie, niniejsza Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej Lingua Nova.

X. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów, funkcjonalności serwisu lub aplikacji. Aktualna wersja zawsze dostępna jest na stronie: www.agencjatlumaczen.com.pl/polityka-prywatnosci

XI. Kontakt

Wszystkie pytania dotyczące polityki prywatności i przetwarzania danych prosimy kierować na:
tlumaczenia@agencjatlumaczen.com.pl lub tel. +48 (22) 584-10-35