Aktualne tłumaczenie instrukcji obsługi

Każde urządzenie małe czy duże musi posiadać aktualne tłumaczenie instrukcji obsługi. Tak jak napisanie dobrej instrukcji obsługi nie jest łatwe, tak i jej dobre tłumaczenie należy do trudnych, wręcz karkołomnych zadań.

Instrukcja obsługi (czasem nazywana też podręcznikiem użytkownika, instrukcją użytkownika bądź dokumentacją techniczną) to dokument, który opisuje sposób działania, konfiguracji, konserwacji i bezpiecznego korzystania z danego urządzenia, maszyny, oprogramowania czy innego produktu.

Główne cechy instrukcji obsługi to:

1. Cel i zakres: wyjaśnia, do czego służy dany produkt i w jakim zakresie go stosować.
2. Struktura i przejrzystość: zwykle podzielona na rozdziały lub sekcje (np. wstęp, wymagania, instalacja, uruchomienie, rozwiązywanie problemów, konserwacja).
3. Szczegółowe wyjaśnienia: opisuje krok po kroku, jak prawidłowo używać produktu czy oprogramowania.
4. Wskazówki bezpieczeństwa: zawiera ostrzeżenia, zalecenia dotyczące bezpiecznej eksploatacji i ewentualnych ryzyk.
5. Ilustracje i schematy: często zawiera obrazy, diagramy czy zdjęcia, aby ułatwić zrozumienie poszczególnych czynności – w przypadku ilustracji i schematów warto spowodować aby tłumaczenie instrukcji obsługi było naniesione na ilustracje i schematy.
6. Rozwiązywanie problemów (troubleshooting): sekcja zawierająca najczęściej występujące problemy i propozycje rozwiązań.

Instrukcje obsługi są ważne zarówno dla producentów (gwarantują, że użytkownik korzysta z ich produktu zgodnie z przeznaczeniem i w sposób bezpieczny), jak i dla użytkowników (pozwalają uniknąć błędów, awarii czy niebezpieczeństw).

W celu wyceny  tłumaczenia instrukcji obsługi Państwa urządzenia – prosimy o wypełnienie poniższego formularza:

W dobrej instrukcji producent zwraca uwagę użytkownika na wiele aspektów dotyczących maszyny. Zaczyna zatem od działań, których użytkownik nie może wykonywać, porusza również kwestie montażu, transportu maszyny i plan jej konserwacji. Jest to jeden z podstawowych dokumentów tworzonych przez producenta maszyny. Jeśli dane urządzenie trafia na rynek zagraniczny lub jest importowane do Polski, to tłumaczenie instrukcji obsługi jest koniecznością.

Co powinno zawierać tłumaczenie instrukcji obsługi

• instrukcję dotycząca bezpieczeństwa – jest ona najważniejszym aspektem tłumaczenia, gdyż od jej zrozumienia zależy życie i zdrowie osób korzystających z danego urządzenia;
• opis sposobu zasilania urządzenia – jakie kable należy stosować, jak podłączyć zasilacz, a także jak podłączyć baterie;
• sposób naprawy urządzenia – warunki gwarancji oraz punkty serwisowe;
• sposób czyszczenia urządzenia i jego konserwacji;
• możliwości użytkowania sprzętu przez dzieci lub osoby o ograniczonej zdolności czuciowej i psychicznej;
• sposoby użytkowania urządzenia na świeżym powietrzu jak również korzystania z  urządzenia w pobliżu źródeł wody lub ognia;
• specyfikację techniczną;
• dane na temat zasilania;
• elementy składowe dotyczące budowy urządzenia;
• informacje dotyczące obsługi i działania urządzenia;
• informacje na temat przygotowania urządzenia do pracy.

Tłumaczenie instrukcji obsługi to nie tylko zabezpieczenie producenta

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 21 października 2008 r. w sprawie  wymagań dla maszyn (Dz. U. Nr 199, poz. 1228)j est polską transpozycją przepisów unijnych (dyrektywa 2006/42/WE) dotyczących maszyn. Wskazuje się  beżpośrednio na obowiązki producenta, które powinien  spełnić przed wprowadzeniem maszyny do obrotu, jak również przed oddaniem do użytku. Toteż każdy producent wg tego rozporządzenia powinien zapewnić, że:

1. maszyna spełnia odpowiednie zasadnicze wymagania w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa,
2. dostępna jest dokumentacja techniczna maszyny,
3. dostarczone zostaną niezbędne informacje, w szczególności instrukcje,
4.  przeprowadzone zostaną właściwe procedury oceny zgodności,
5.  sporządzona zostanie i dołączona do maszyny deklaracja zgodności Wspólnoty Europejskiej,
6.  zamieszczone zostanie oznakowanie CE (Conformité Européenne).

Również, zgodnie z tym rozporządzeniem, maszyna wprowadzana do obrotu lub oddawana do użytku powinna zostać wyposażona w instrukcję:
Przed wprowadzeniem maszyny do obrotu lub oddaniem do użytku producent lub jego upoważniony przedstawiciel jest  zobowiązany do zapewnienia dokumentacji technicznej oraz dostarczenia niezbędnych informacji, w szczególności instrukcji.
Zgodnie z wymaganiami dokumentacja maszyny powinna się składać zasadniczo z trzech elementów:
– dokumentacji technicznej,
– instrukcji obsługi,
– instrukcji konserwacji.

Instrukcje obsługi i konserwacji trzeba wykonać w co najmniej jednym języku oficjalnym Unii Europejskiej. Większość szanujących się producentów dołącza tłumaczenie instrukcji obsługi na angielski, niemiecki, francuski oraz na język kraju, do którego urządzenie zostanie przekazane.

Ponadto tłumaczenie instrukcji obsługi:

• Musi być napisane jasno i zrozumiale dla przewidzianych użytkowników (biorąc pod uwagę m.in. poziom wyszkolenia operatorów).
• Zalecane jest  stosowanie ilustracji, schematów, tabel i innych środków wizualnych ułatwiających zrozumienie treści.
• Tekst powinien unikać nadmiernie skomplikowanej terminologii; jeśli jest konieczne użycie terminów specjalistycznych, należy je jasno wyjaśnić.
• Producent jest także odpowiedzialny za aktualizowanie instrukcji w przypadku modyfikacji maszyny lub zmiany przepisów, wpływających na sposób jej użytkowania.
• Jeśli maszyna jest modernizowana przez jej użytkownika w sposób zmieniający jej właściwości lub sposób działania, może to rodzić konieczność ponownego wykonania oceny zgodności i opracowania nowej instrukcji.

„Instrukcja oryginalna”

Na takiej wersji lub wersjach językowych, zweryfikowanych przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela, jest umieszczony napis „Instrukcja oryginalna”.
Jeżeli „Instrukcja oryginalna” nie istnieje w języku lub językach oficjalnych państwa członkowskiego, w którym maszyna będzie użytkowana, tłumaczenie na ten język lub języki jest dostarczane przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela, albo przez osobę wprowadzającą maszynę na dany obszar.

Wykonane tłumaczenie obejmuje całe instrukcje, a nie tylko wybrane fragmenty i należy je opatrzyć napisem „Tłumaczenie instrukcji oryginalnej”. Tłumaczenie nie musi być wykonane przez tłumacza poświadczonego. Producent lub jego upoważniony przedstawiciel dokonuje weryfikacji tłumaczenia instrukcji. Tłumaczenie instrukcji obsługi wykonuje osoba wprowadzająca maszynę na dany obszar.

Osobą wprowadzająca maszynę na dany obszar może być użytkownik, który dokonał zakupu maszyny.
Maszyna powinna posiadać „Instrukcję oryginalną”, a także „Tłumaczenie instrukcji oryginalnej”.

W niektórych przypadkach instrukcja konserwacji maszyny przeznaczonej do użytkowania przez wyspecjalizowany personel, zatrudniony przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela jest napisana wyłącznie w języku, którym posługuje się personel.
Treść instrukcji, oprócz opisu zastosowania zgodnego z przeznaczeniem, powinna również uwzględniać możliwe do przewidzenia niewłaściwe przypadki użycia maszyny.

W przypadku maszyn przeznaczonych do ogólnego stosowania, instrukcję, a także tłumaczenie instrukcji obsługi, należy napisać prostym, jasnym oraz przejrzystym językiem, umożliwiającym wszystkim łatwe jej użytkowanie.

Tłumaczenie poświadczone instrukcji obsługi – czy warto?

Tak jak pisaliśmy wcześniej tłumaczenie instrukcji obsługi nie musi być wykonane przez tłumacza poświadczonego. Jeśli jednak dodatkowy koszt nie jest dużym problemem to na pewno z całą mocą podkreślamy iż warto takie tłumaczenie wykonać przysięgle.

Tumacz przysięgły należy do grupy osób, wykonujących tzw. zawód zaufania publicznego. Aby zostać tłumaczem przysięgłym należy zdać bardzo trudny egzamin i wykazać się bardzo dużym doświadczeniem zawodowym.Tłumacz przysięgły odpowiada cywilnie a także i karnie.  Jeżeli poniesiemy straty w konsekwencji nieprawidłowego przetłumaczenia instrukcji obsługi, to również  tłumacza dotkną konsekwencje finansowe. W skrajnych przypadkach  tłumacz przysięgły może nawet stracić prawo do wykonywania zawodu.

Można również przyjść na Wspólną 41 w centrum Warszawy lub też zadzwonić pod numer 22 5841035.

Tłumaczenie instrukcji obsługi i jego brak

Możemy narazić się na następujące konsekwencje:

1. Sankcje administracyjne (kary finansowe i wycofanie z obrotu)

• Kontrole organów nadzoru: Instytucje takie jak Inspekcja Handlowa czy Państwowa Inspekcja Pracy (w kontekście użytkowania maszyny w miejscu pracy) mogą przeprowadzać kontrole i nakładać kary pieniężne za uchybienia.
• Zakaz wprowadzania do obrotu: W skrajnym przypadku organy mogą nakazać wycofanie maszyny z rynku, wstrzymanie jej dystrybucji lub nawet nakazać jej zniszczenie, jeśli nie zostaną spełnione wymagania bezpieczeństwa.

2. Odpowiedzialność cywilna i karna

• Wypadki przy pracy i roszczenia odszkodowawcze: Brak prawidłowej instrukcji może przyczynić się do niewłaściwego użytkowania maszyny, co w razie wypadku skutkuje roszczeniami poszkodowanych (pracowników, konsumentów) wobec producenta, importera lub dystrybutora.
• Odpowiedzialność karna: Jeżeli brak instrukcji w języku polskim doprowadzi do zagrożenia zdrowia lub życia, wówczas odpowiedzialne osoby mogą ponieść konsekwencje karne (np. zarzut narażenia na niebezpieczeństwo).

3. Niespełnienie wymagań związanych z oznakowaniem CE

• Maszyny i urządzenia objęte przepisami dyrektyw unijnych (w tym Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE) muszą posiadać oznakowanie CE, a elementem tego procesu jest ocena zgodności i kompletna dokumentacja, w tym instrukcja w języku użytkownika końcowego.
• Brak polskojęzycznej instrukcji może być uznany za naruszenie wymagań związanych z oznakowaniem CE. Może to skutkować cofnięciem możliwości stosowania oznakowania CE na danym urządzeniu.

4. Problemy w miejscu pracy

• Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli w zakładzie sprawdza m.in., czy pracownicy mają dostęp do instrukcji obsługi w języku dla nich zrozumiałym (w Polsce – w języku polskim).
• W przypadku stwierdzenia, że pracodawca dopuszcza do użytku maszyny bez instrukcji, inspektor może wydać nakaz wstrzymania eksploatacji maszyny do czasu uzupełnienia braków.

5. Wpływ na umowy handlowe i gwarancje

• Brak kompletnej dokumentacji (w tym instrukcji w języku polskim) może być traktowany jako niewywiązanie się z warunków umowy sprzedaży bądź dostawy. Klient może domagać się odstąpienia od umowy lub odszkodowania.
• • Gwarancja: Wielu producentów lub dystrybutorów uzależnia ważność gwarancji od prawidłowego użytkowania urządzenia. Bez właściwego tłumaczenia instrukcji obsługi w języku polskim mogą pojawić się spory co do zakresu gwarancji (np. użytkownik nie miał możliwości zapoznania się z zasadami eksploatacji).

Między Kruczą a Marszałkowską – sprawdź co ciekawego możesz zobaczyć w pobliżu – tutaj