Apostille – ach ten tajemniczo brzmiący termin w tłumaczeniach!

Do czego używamy „Apostille” w tłumaczeniach przysięgłych?

Apostille w tłumaczeniach przysięgłych (z franc. apostille) lub inaczej apostil to poświadczenie, że dany dokument, w tym wypadku tłumaczenie poświadczone, jest autentyczne. Dzięki klauzuli apostille w tłumaczeniach przysięgłych możemy posługiwać się przetłumaczonymi dokumentami poza granicami Polski.

Zasady używania apostilli uregulowała konwencja haska wiążąca 115 państw, w tym Polskę. Przedmiotem konwencji było zniesienie legalizacji dokumentów urzędowych wymaganych w sytuacji, gdy dokument, sporządzony w jednym z krajów, jest używany w innym. Konieczność potwierdzenia autentyczności dokumentów wiązała się z kłopotliwą procedurą przeprowadzaną w urzędach konsularnych.

Apostille w Polsce sporządzany jest przez Referat ds. Legalizacji MSZ według wzoru i ma formę adnotacji dokonywanej na dokumencie oryginalnym. Czasami może to być również  odrębny dokument dołączany do dokumentu źródłowego.  Na samym dole dokumentu umieszczamy listę wszystkich urzędów poza granicami Polski, gdzie możemy uzyskać apostille.

Wniosek o nadanie klauzuli apostille można złożyć osobiście lub korespondencyjnie. Opłata za wydanie apostille wynosi 60 PLN za każdy poświadczony dokument.  Można ją wnieść na rachunek bankowy lub dokonać płatności kartą bądź gotówką w urzędzie. Apostille zajmuje się Referat ds. Legalizacji MSZ, ul. Krucza 38/42 00-512 Warszawa, czynny  w godzinach 9:00-14:00 , tel. (48) 22 523 98 45 lub (48) 22 250 01 16, e-mail: legalizacja@msz.gov.pl.

Przy poświadczaniu dokumentów drogą korespondencyjną należy koniecznie dołączyć do przesyłki:

•  dowód wniesienia opłaty skarbowej (kopię przelewu bankowego),
•  wniosek  o poświadczenie dokumentów klauzulą apostille,
•  swój adres zwrotny i dane kontaktowe.

Jako biuro tłumaczeń Lingua Nova Sp z o.o.,  możemy doradzić przy składaniu wniosku . Mieścimy się dokładnie 450 metrów od Referatu d/s Legalizacji.  Upoważnienie przy tego rodzaju czynnościach nie jest wymagane.  Niezależnie od ilości stron w dokumencie, apostille w tłumaczeniu przysięgłym powinien zostać nadany tego samego dnia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której dokumentów jest więcej niż dziesięć.

W większości krajów europejskich, w tym również w Polsce, urzędem właściwym do potwierdzania autentyczności takiej klauzuli jest Dział Legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych. Na przykład w USA – gdzie występuje duża autonomia poszczególnych stanów ? apostille wydają sekretarze stanu w konkretnych stanach.

Zmiany w używaniu apostille od 2019 roku

Od 16 lutego 2019 r. nastąpiły zmiany w odniesieniu do poświadczeń apostille niektórych dokumentów urzędowych wydawanych w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Zmiany wynikają z wejścia w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli. Uproszczone zostają wymogi dotyczące przedkładania dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej. Znosi się obowiązek opatrywania apostille niektórych rodzajów dokumentów.

Są to dokumenty, które odnoszą się między innymi do urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, imienia i nazwiska, małżeństwa, rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa, czy braku wpisu w rejestrze karnym.

Od 16 lutego 2019 r. organy państw członkowskich UE nie mogą co do zasady wymagać apostille, gdy przedkładany dokument, objęty rozporządzeniem 2016/1191, został wydany w innym państwie członkowskim UE.

Zalecamy jednak, aby zawsze sprawdzić czy nasz dokument przysięgły takiej klauzuli nie będzie potrzebował.

Poniżej umieszczamy listę instytucji poza granicami Polski, które wydają apostille w tłumaczeniach przysięgłych:

• Albania – Competent Authority (Art. 6)
• Andorra – Competent Authority (Art. 6)
• Antigua and Barbuda – Competent Authority (Art. 6)
• Argentina – Competent Authority (Art. 6)
• Armenia – Competent Authority (Art. 6)
• Australia – Competent Authority (Art. 6)
• Austria – Competent Authority (Art. 6)
• Azerbaijan – Competent Authority (Art. 6)
• Bahamas – Competent Authority (Art. 6)
• Bahrain – Competent Authority
• Barbados – Competent Authority (Art. 6)
• Belarus – Competent Authorities (Art. 6)
• Belgium – Competent Authority (Art. 6)
• Belize – Competent Authority (Art. 6)
• Bolivia – Competent Authority (Art. 6)
• Bosnia and Herzegovina – Competent Authority (Art. 6)
• Botswana – Competent Authority (Art. 6)
• Brazil – Competent Authority (Art. 6)
• Brunei Darussalam – Competent Authority (Art. 6)
• Bulgaria – Competent Authorities (Art. 6)
• Burundi – Competent Authority (Art. 6)
• Cape Verde – Competent Authority (Art. 6)
• Chile – Competent Authorities
• China (Hong Kong) – Competent Authorities (Art. 6)
• China (Macao) – Competent Authority (Art. 6)
• Colombia – Competent Authority (Art. 6)
• Cook Islands – Competent Authority (Art. 6)
• Costa Rica – Competent Authority
• Croatia – Competent Authority (Art. 6)
• Cyprus – Competent Authority (Art. 6)
• Czech Republic – Competent Authority (Art. 6)
• Denmark – Competent Authority (Art. 6)
• Dominica – Competent Authority (Art. 6)
• Dominican Republic – Competent Authority (Art. 6)
• Ecuador – Competent Authority (Art. 6)
• El Salvador – Competent Authority (Art. 6)
• Estonia – Competent Authorities (Art. 6)
• Eswatini (formerly Swaziland) – Competent Authority (Art. 6)
• Fiji – Competent Authority (Art. 6)
• Finland – Competent Authority (Art. 6)
• France – Competent Authority (Art. 6)
• Georgia – Competent Authority (Art. 6)
• Germany – Competent Authority (Art. 6)
• Greece – Competent Authority (Art. 6)
• Grenada – Competent Authority (Art. 6)
• Guatemala – Competent Authority (Art. 6)
• Guyana – Competent Authority (Art. 6)
• Honduras – Competent Authority (Art. 6)
• Hungary – Competent Authority (Art. 6)
• Iceland – Competent Authority (Art. 6)
• India – Competent Authority (Art. 6)
• Ireland – Competent Authority (Art. 6)
• Israel – Competent Authority (Art. 6)
• Italy – Competent Authority (Art. 6)
• Japan – Competent Authority (Art. 6)
• Kazakhstan – Competent Authority (Art. 6)
• Korea, Republic of – Competent Authorities (Art. 6)
• Kosovo – Competent Authority (Art. 6)
• Kyrgyzstan – Competent Authority (Art. 6)
• Latvia – Competent Authority (Art. 6)
• Lesotho – Competent Authority (Art. 6)
• Liberia – Competent Authority (Art. 6)
• Liechtenstein – Competent Authority (Art. 6)
• Lithuania – Competent Authority (Art. 6)
• Luxembourg – Competent Authority (Art. 6)
• Malawi – Competent Authority (Art. 6)
• Malta – Competent Authority (Art. 6)
• Marshall Islands – Competent Authority (Art. 6)
• Mauritius – Competent Authority (Art. 6)
• Mexico – Competent Authority (Art. 6)
• Monaco – Competent Authority (Art. 6)
• Mongolia – Competent Authority (Art. 6)
• Montenegro – Competent Authorities (Art. 6)
• Morocco – Competent Authority (Art. 6)
• Namibia – Competent Authority (Art. 6)
• Netherlands – Competent Authority (Art. 6)
• New Zealand – Competent Authority (Art. 6)
• Nicaragua – Competent Authority (Art. 6)
• Niue – Competent Authority (Art. 6)
• Norway – Competent Authority (Art. 6)
• Oman – Competent Authority
• Palau – Competent Authority (Art. 6)
• Panama – Competent Authority (Art. 6)
• Paraguay – Competent Authority (Art. 6)
• Peru – Competent Authority (Art. 6)
• Philippines – Competent Authority (Art. 6)
• Poland – Competent Authority (Art. 6)
• Portugal – Competent Authority (Art. 6)
• Republic of Moldova – Competent Authority (Art.6)
• Republic of North Macedonia – Competent Authority (Art. 6)
• Romania – Competent Authority (Art. 6)
• Russian Federation – Competent Authority (Art. 6)
• Saint Kitts and Nevis – Competent Authority (Art. 6)
• Saint Lucia – Competent Authority (Art. 6)
• Saint Vincent and the Grenadines – Competent Authority (Art. 6)
• Samoa – Competent Authority (Art. 6)
• San Marino – Competent Authority (Art. 6)
• Sao Tome and Principe – Competent Authorities
• Serbia – Competent Authority (Art. 6)
• Seychelles – Competent Authority (Art. 6)
• Slovakia – Competent Authority (Art. 6)
• Slovenia – Competent Authority (Art. 6)
• South Africa – Competent Authority (Art. 6)
• Spain – Competent Authority (Art. 6)
• Suriname – Competent Authority (Art. 6)
• Sweden – Competent Authority (Art. 6)
• Switzerland – Competent Authority (Art. 6)
• Tajikistan – Competent Authority
• Tonga – Competent Authority (Art. 6)
• Trinidad and Tobago – Competent Authority (Art. 6)
• Tunisia – Competent Authority (Art. 6)
• Turkey – Competent Authority (Art. 6)
• Ukraine – Competent Authority (Art. 6)
• United Kingdom – Competent Authority (Art. 6)
• United States of America – Competent Authority (Art. 6)
• Uruguay – Competent Authority (Art. 6)
• Uzbekistan – Competent Authorities (Art. 6)
• Vanuatu – Competent Authorities (Art. 6)
• Venezuela – Competent Authority (Art. 6)